การบริหารงานพัสดุ
การบริหารงานพัสดุ การพัสดุ หมายถึง การจัดทำเอง การซื้อ การจ้าง การแลกเปลี่ยน การเช่า ฯลฯ
พัสดุ หมายถึง วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง การซื้อ หมายถึง การซื้อพัสดุทุกชนิด ทั้งที่มีการติดตั้งทดลองและบริการที่เกี่ยวเนื่องอื่น ๆแต่ไม่รวมการจัดหาพัสดุในลักษณะ
การจ้าง หมายถึง การจ้างทำของ การรับขน และการจ้าง เหมาบริการ เงินงบประมาณ หมายถึง งบประมาณรายจ่ายประจำปี
พัสดุ” เป็นสิ่งของซึ่งเป็นประดิษฐกรรม หรือผลิตภัณฑ์สมัยใหม่ ซึ่งเป็นผลจาก
ความเจริญก้าวหน้าทางวิชาการ และเทคโนโลยี โดยมีการปรับปรุงรูปแบบ และคุณภาพ
ตลอดเวลา ซึ่งก็จะส่งผลต่อราคาของพัสดุเหล่านั้น
ครุภัณฑ์ : ของใช้ และอุปกรณ์ทั้งปวงที่มีลักษณะคงทน มีอายุการใช้งานค่อนข้างนาน วัสดุ : ของใช้ หรือสิ่งของที่มีลักษณะไม่คงทน คือ เมื่อใช้แล้วก็อาจหมดเปลือง หรือแปรสภาพไปตามลักษณะ การใช้ ภาคธุรกิจเอกชน ใช้คำว่า “วัสดุ” แทนคำว่า “พัสดุ”ภาครัฐ โดยส่วนราชการทหาร ใช้คำว่า“สิ่งอุปกรณ์” ซึ่งประกอบด้วยคำว่า ยุทโธปกรณ์(Material) และยุทธภัณฑ์ (Equipment)
วงจรการจัดหาพัสดุ
กำหนดความต้องการ : จัดหา : นำไปใช้ : บำรุงซ่อมแซม : ทำลายหรือจำหน่าย
1. การกำหนดความต้องการพัสดุ ให้คำนึงถึง :-
- กำหนดความต้องการให้พอดี - เป็นความต้องการแท้จริง - พัสดุที่ได้มาต้องทันเวลาใช้ ประเภทของความต้องการพัสดุ
1. ความต้องการขั้นต้น
2. ความต้องการทดแทน
3. ความต้องการสำรอง
4. ความต้องการชดเชยเวลาในการจัดหา
5. ความต้องการพิเศษ
2. การจัดหาพัสดุ : กระบวนการดำเนินการเพื่อให้ได้มา ซึ่งพัสดุที่ต้องการ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ การจัดซื้อ (Purchashing) นั่นเอง การกำหนดคุณสมบัติเกี่ยวกับพัสดุก่อนจัดซื้อ 1. คุณสมบัติที่ถูกต้อง ด้านเทคนิค ความประหยัด ความแน่นอน
2. จำนวนที่ถูกต้อง
3. ราคาที่ถูกต้อง
4. เวลาที่ถูกต้อง
5. แหล่งผู้ขายที่ถูกต้อง
6. สถานที่จัดส่ง (คลังพัสดุผู้ซื้อ)
ขั้นตอนการจัดซื้อมีหลายขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดความต้องการให้แน่นอน
2. กำหนดรายละเอียดให้ชัดเจน
3. การเดินเรื่องเพื่อขอจัดซื้อ
4. การเจรจากับแหล่งขาย
5. การวิเคราะห์ การประมูล หรือข้อเสนอของผู้ขาย
6. การติดตามเรื่อง
7. การตรวจสอบหลักฐาน
8. การตรวจสินค้า และรวบรวมเอกสาร
3. การแจกจ่าย : ขั้นตอนที่จะต้องจัดระบบควบคุมพัสดุ ก่อนที่จะจ่ายไปยังหน่วยงาน
ต่าง ๆ ที่มาขอเบิกใช้
การควบคุมได้แก่ การควบคุมทางบัญชี และ การควบคุมการจัดสนอง
การเบิกพัสดุ - เป็นหน้าที่ของหน่วยผู้เบิกที่จะเบิกไปใช้ในหน่วยงาน ของตนเอง
ซึ่งจะใช้วิธีการเบิกอย่างไร ให้พิจารณาถึง ความเหมาะสมและความจำเป็น
- บางครั้งหน่วยงานอาจต้องส่งคืนพัสดุ เพราะเบิกเกิน ความต้องการ
หรือยืมไปใช้ชั่วคราว
4. การบำรุงรักษา : การกระทำใด ๆ ที่มุ่งหมายที่จะรักษา ให้ครุภัณฑ์ต่าง ๆ อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ หรือที่ชำรุด กลับคืนสู่สภาพที่ใช้งานได้ ประเภทของการบำรุงรักษา
1. บำรุงรักษาแบบป้องกันเสีย
- การทำความสะอาด
- การตรวจสอบสภาพ
- การปรับแต่ง/หล่อลื่นด้วยน้ำมัน
- การใช้คู่มือการใช้
2. บำรุงรักษาแบบซ่อมแก้ไข
- การแก้ไข
- การซ่อมใหญ่
- การดัดแปลง
- การยุบรวม
5. การจำหน่ายพัสดุ : การปลดเปลื้องความ รับผิดชอบเกี่ยวกับวัสดุ ครุภัณฑ์ออกจาก การควบคุม และความรับผิดชอบของผู้ใช้ หรือฝ่ายบริหารพัสดุ
ประเภทของพัสดุเพื่อการจำหน่าย
1. พัสดุสิ้นเปลือง หมายถึง พัสดุที่นำเอาไปใช้งานแล้ว
- ย่อมหมดสิ้นไม่คงรูป ไม่คงสภาพ/ไม่มีคุณค่าในการ
- ใช้งานเหมือนเดิม
2. พัสดุถาวร
2.1 พัสดุถาวรกำหนดอายุ ได้แก่ รถยนต์
2.2 พัสดุถาวรไม่กำหนดอายุ ได้แก่ เครื่องจักรกล
3. ชิ้นส่วนซ่อม หมายถึงองค์ประกอบ ส่วนประกอบ และชิ้นส่วนที่มีไว้เพื่อการซ่อมบำรุง
สาเหตุของการจำหน่ายพัสดุ
1. การสูญหาย
2. การชำรุด
3. การเสื่อมสภาพ
4. การเกินจำนวน / เหลือใช้
5. การล้าสมัย
